Cuánto tiempo se deben guardar las facturas electrónicas en Chile (y en qué formato)

En Chile las facturas electrónicas se deben conservar mientras esté pendiente el plazo que tiene el SII para revisar tus declaraciones: tres años desde que venció el plazo de la declaración, y seis años cuando la declaración no se presentó o fue maliciosamente falsa. En la práctica, seis años hacia atrás es el respaldo razonable. Y lo que se conserva es el XML, que es el documento; el PDF es solo su representación.

De dónde sale la obligación

El artículo 17 del Código Tributario dispone que los libros de contabilidad y la documentación que los respalda deben conservarse mientras esté pendiente el plazo del SII para revisar las declaraciones. Ese plazo lo fija el artículo 200: tres años contados desde la expiración del plazo legal en que debió efectuarse el pago, ampliado a seis cuando no se presentó la declaración o la presentada es maliciosamente falsa.

Las facturas electrónicas son parte de esa documentación. Para el emisor, respaldan las ventas y el débito fiscal. Para el receptor, respaldan las compras y el crédito fiscal del IVA. Un DTE que no puedes mostrar es un crédito que no puedes defender.

Qué se guarda exactamente

• El XML firmado de cada DTE, emitido y recibido. Es el documento tributario electrónico propiamente tal: contiene los datos, la firma del emisor y el timbre electrónico. Es lo que el SII valida y lo que un ERP importa.
• La representación impresa (PDF) es útil para leer y enviar, pero no reemplaza al XML. Si solo tienes el PDF, tienes una imagen del documento, no el documento.
• El Registro de Compras y Ventas lo lleva el SII a partir de los DTE. Es un índice; sirve para cuadrar, no para respaldar. Más en qué es el RCV y qué no incluye.

"Pero están en el SII"

Es verdad: los DTE que emitiste con el facturador gratuito y los que recibiste están en el portal. El punto es que la obligación de conservar es tuya, no del SII, y que el acceso al portal depende de cosas que cambian: el representante legal, la Clave Tributaria, el sistema que el SII decida mantener. El propio SII anunció que la consulta de DTE será reemplazada por "Mis DTE en el SII". Nada indica que se pierdan documentos, pero la ruta para llegar a ellos ya no será la misma.

Hay tres momentos en que esto se vuelve concreto: cuando migras a un software de facturación (el nuevo sistema arranca vacío), cuando cambias de contador (el nuevo quiere el historial), y cuando llega una fiscalización (te piden documentos de años que ya no revisas).

Cómo tener el respaldo fuera del portal

1. Descarga los XML de emitidos y recibidos del periodo. Las vías, con sus límites, están en cómo descargar facturas del SII en XML.
2. Ordénalos por año y tipo de documento, con el folio en el nombre de archivo.
3. Cruza la cantidad contra el RCV de cada mes.
4. Guarda dos copias en lugares distintos (por ejemplo, un disco y un almacenamiento en la nube).
5. Repite cada año, o cada vez que cierres un ejercicio.

Si son miles de documentos, Archivo DTE hace los pasos 1 a 3 en 24 a 72 horas, con PDF incluido y verificación contra los totales del SII. Precios.

Preguntas que llegan seguido

¿Seis años desde cuándo?

Desde que venció el plazo para declarar el impuesto al que se refiere el documento. Para una factura de marzo de 2024, el IVA se declaró en abril de 2024; el plazo corre desde ahí.

¿Y las boletas?

Igual. Son DTE (tipos 39 y 41) y respaldan ventas. Como suelen ser muchas, es el caso donde más conviene automatizar.

¿Sirve tener solo el PDF impreso?

Para leerlo sí. Para respaldar una operación ante el SII o para importar a un sistema, no. Guarda el XML.

Esto es una orientación práctica, no asesoría tributaria. Para tu caso específico, tu contador conoce los plazos que aplican a tu empresa.