Cuánto tiempo se deben guardar las facturas electrónicas en Chile (y en qué formato)

En Chile las facturas electrónicas se guardan seis años. Es la respuesta del propio SII: los documentos tributarios electrónicos se almacenan por los plazos del artículo 58 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, "vale decir, seis años" (pregunta frecuente del SII). Lo que se conserva es el XML, que es el documento; el PDF es solo su representación, y no hace falta imprimirlas.

De dónde sale la obligación

Hay dos normas que llegan al mismo número. La primera es la que cita el SII para los DTE: el artículo 58 de la Ley del IVA (DL 825), que fija en seis años la conservación de la documentación de compras y ventas. Es la misma regla que se aplicaba a los duplicados de facturas y originales de boletas en papel.

La segunda es el artículo 17 del Código Tributario, que dispone que los libros de contabilidad y la documentación que los respalda deben conservarse mientras esté pendiente el plazo del SII para revisar las declaraciones. Ese plazo lo fija el artículo 200: tres años contados desde la expiración del plazo legal en que debió efectuarse el pago, ampliado a seis cuando no se presentó la declaración o la presentada es maliciosamente falsa. Por eso a veces se lee "tres años": es el plazo general de revisión, no el de conservación de los DTE.

Las facturas electrónicas son parte de esa documentación. Para el emisor, respaldan las ventas y el débito fiscal. Para el receptor, respaldan las compras y el crédito fiscal del IVA. Un DTE que no puedes mostrar es un crédito que no puedes defender.

Qué se guarda exactamente

• El XML firmado de cada DTE, emitido y recibido. Es el documento tributario electrónico propiamente tal: contiene los datos, la firma del emisor y el timbre electrónico. Es lo que el SII valida y lo que un ERP importa.
• La representación impresa (PDF) es útil para leer y enviar, pero no reemplaza al XML. Si solo tienes el PDF, tienes una imagen del documento, no el documento.
• El Registro de Compras y Ventas lo lleva el SII a partir de los DTE. Es un índice; sirve para cuadrar, no para respaldar. Más en qué es el RCV y qué no incluye.

¿Hay que guardarlas en papel?

No. Una factura electrónica es el archivo XML firmado; imprimirla no la hace más válida y el papel no reemplaza al archivo. Lo que se guarda seis años es el XML de cada documento, emitido y recibido, en un lugar al que puedas llegar sin depender del portal.

El papel solo importa para lo que emitiste o recibiste en papel, antes de pasar a factura electrónica: duplicados de facturas, originales de boletas, guías y notas de crédito o débito. Esos sí se conservan físicamente seis años, y para destruirlos antes hay que pedir autorización al SII con el formulario 2117 (trámite en ChileAtiende).

"Pero están en el SII"

Es verdad: los DTE que emitiste con el facturador gratuito y los que recibiste están en el portal. El punto es que la obligación de conservar es tuya, no del SII, y que el acceso al portal depende de cosas que cambian: el representante legal, la Clave Tributaria, el sistema que el SII decida mantener. El propio SII anunció que la consulta de DTE será reemplazada por "Mis DTE en el SII". Nada indica que se pierdan documentos, pero la ruta para llegar a ellos ya no será la misma.

Hay tres momentos en que esto se vuelve concreto: cuando migras a un software de facturación (el nuevo sistema arranca vacío), cuando cambias de contador (el nuevo quiere el historial), y cuando llega una fiscalización (te piden documentos de años que ya no revisas).

Cómo tener el respaldo fuera del portal

1. Descarga los XML de emitidos y recibidos del periodo. Las vías, con sus límites, están en cómo descargar facturas del SII en XML.
2. Ordénalos por año y tipo de documento, con el folio en el nombre de archivo.
3. Cruza la cantidad contra el RCV de cada mes.
4. Guarda dos copias en lugares distintos (por ejemplo, un disco y un almacenamiento en la nube).
5. Repite cada año, o cada vez que cierres un ejercicio.

Si son miles de documentos, Archivo DTE hace los pasos 1 a 3 en 12 horas, con PDF incluido y verificación contra los totales del SII. Precios.

Preguntas que llegan seguido

¿Seis años desde cuándo?

La forma prudente de contarlos es la del Código Tributario: desde que venció el plazo para declarar el impuesto al que se refiere el documento. Para una factura de marzo de 2024, el IVA se declaró en abril de 2024; el plazo corre desde ahí. Si tienes dudas con un periodo puntual, tu contador sabe si hay algo que lo extienda.

¿Y las boletas?

Igual. Son DTE (tipos 39 y 41) y respaldan ventas. Como suelen ser muchas, es el caso donde más conviene automatizar.

¿Sirve tener solo el PDF impreso?

Para leerlo sí. Para respaldar una operación ante el SII o para importar a un sistema, no. Guarda el XML.

Esto es una orientación práctica, no asesoría tributaria. Para tu caso específico, tu contador conoce los plazos que aplican a tu empresa.