Migrar del facturador gratuito del SII a un software: checklist antes de cambiarte

Cambiarse del facturador gratuito del SII a un software comercial es un trámite corto si haces una cosa antes: respaldar el historial completo en XML, emitidos y recibidos. El sistema nuevo arranca vacío, y lo que no bajaste antes de migrar queda en el portal, accesible pero fuera de tu contabilidad nueva. Esta es la lista de lo que conviene resolver, en orden.

1. Elige el software con el historial en mente

El SII publica una nómina de proveedores de facturación electrónica. Bsale, Defontana, Nubox, Siigo, Softland, LibreDTE, OpenFactura y decenas más. Antes de decidir, pregunta dos cosas que casi nadie pregunta: cómo importa DTE históricos (masivo desde XML, por lote, vía soporte, o no importa) y cómo exporta los tuyos el día que quieras irte. La respuesta a la primera define cómo ordenar el respaldo; la segunda te ahorra este mismo problema dentro de tres años.

2. Respalda todo lo que emitiste

Las facturas, exentas, notas de crédito y débito, guías y boletas que emitiste con el sistema gratuito viven en el SII. La opción oficial de respaldo entrega ZIP de hasta 20 documentos por búsqueda; para más volumen hay que automatizar. Las tres vías están comparadas en cómo descargar facturas del SII en XML.

Lo que necesitas al final: el XML de cada documento, en carpetas por año y tipo, con un índice que cruce contra el RCV. Si además tienes el PDF de cada uno, el equipo de administración lo agradece; no es obligatorio para importar.

3. Respalda lo que recibiste

Los DTE de tus proveedores llegan al SII, no a tu software. Son la base de tu crédito fiscal y de las cuentas por pagar del sistema nuevo. Se bajan por separado de los emitidos; el detalle está en cómo descargar las facturas recibidas.

4. Certificado digital

El mismo certificado digital que usas para firmar en el sistema gratuito sirve en el software nuevo: es tuyo, no del SII. Revisa la fecha de vencimiento antes de migrar, y ten el archivo del certificado y su clave a mano, porque el proveedor te los va a pedir para configurar la firma.

5. Folios

En el sistema gratuito, los folios los administra el SII. Con software propio, los rangos de folios (los archivos CAF) se solicitan en Timbraje electrónico y se cargan en el sistema. La numeración continúa donde quedó; lo que cambia es quién administra el rango. Coordina con el proveedor cuándo pedir el primer rango para no quedar sin folios el día del cambio.

6. Fecha de corte

Define un día a partir del cual todo se emite desde el sistema nuevo, y no emitas desde los dos a la vez. Tu contador va a preferir que coincida con inicio de mes. El SII habilita el software nuevo tras el proceso de certificación del proveedor; pregunta cuánto demora en tu caso antes de fijar la fecha.

7. Lo que no cambia

• Los documentos recibidos siguen llegando al SII y apareciendo en tu Registro de Compras y Ventas. El software nuevo los lee de ahí o los importa.
• El F29 se sigue proponiendo con el RCV.
• Tu historial en el portal no se borra. Sigue consultable, con los mismos límites de descarga de siempre.

8. Si te arrepientes

Se puede volver al sistema gratuito. No es lo habitual, pero la búsqueda "cómo volver al sistema de facturación gratuito del SII" existe por algo. Si pasa, el respaldo que hiciste en el paso 2 sigue siendo tuyo, y los documentos emitidos desde el software comercial deberías exportarlos antes de dejarlo. La regla es la misma en las dos direcciones: nadie sale de un sistema sin llevarse los XML.

Qué entregarle al sistema nuevo

Si nos dices a qué sistema vas, Archivo DTE deja el respaldo en la estructura que ese sistema espera. La importación misma se cotiza aparte. Pedir cotización.